A busca por um trabalho mais ágil na visão de um administrador resulta em maior produtividade para escritórios de advocacia

Contratado pelo escritório Carvalho e Dutra, o administrador Carlos Fagundes foi responsável pela implementação do software CPJ-3C da Preâmbulo Tech, que gerou aumento na produção, e agora está repetindo o trabalho no escritório Carvalho Fagundes

A busca por um trabalho mais ágil, eficiente e com maior produtividade pode ser conquistada não apenas pelo gestor de um escritório de advocacia ao observar e analisar sua operação. Em determinados casos, o olhar de um profissional de fora da área jurídica pode apontar panoramas e até mesmo problemas que não eram avistados pelos proprietários e CEOs. A visão de uma pessoa externa pode trazer soluções e melhorias para o negócio. Foi o que aconteceu com o escritório Carvalho e Dutra Advogados Associados, de São Paulo, após contratar os serviços de um administrador para realizar um diagnóstico em seus processos internos.

Com um histórico de trabalhos em grandes multinacionais da área de tecnologia, o administrador Carlos Fagundes utilizou seu knowhow para melhorar o gerenciamento do escritório. Um ponto determinante foi o desafio de substituir a ferramenta utilizada como sistema administrativo, que estava defasada, não permitia interação e não era online. Após uma extensa pesquisa, o administrador concluiu que a opção mais vantajosa seria o software CPJ-3C, desenvolvido pela Preâmbulo Tech, que oferece um sistema com workflow e inteligência artificial, além de dashboards e relatórios parametrizáveis, além de ajudar no gerenciamento operacional de todo o escritório.

“O CPJ-3C me chamou a atenção por ter a área financeira muito aprofundada, o que é um diferencial. Me dediquei mais ao CPJ-3C após uma busca por diversos softwares jurídicos, e por meio dessa pesquisa entendi que essa ferramenta poderia me atender tanto na parte operacional quanto na parte administrativa, que é chamado Back Office. Um escritório hoje, independente da área de prestação de serviços, precisa de um Back Office bem dinâmico e prático”, afirma Carlos. Além deste fator, ele constatou que o sistema dialoga até com usuários que não têm muita familiaridade com a área jurídica, apresentando uma interface de fácil acesso.

Estabilidade do sistema promove migração completa de dados

Durante a implementação do CPJ-3C, foi realizada a migração dos dados do sistema antigo para o novo sistema. A equipe da Preâmbulo Tech deu o suporte necessário para orientar sobre todos os procedimentos necessários para uma migração completamente eletrônica, sem necessidade de fazer migração manual. A Preâmbulo Tech realizou treinamentos e consultorias sobre a implementação, de acordo com as necessidades do cliente, além de ter conhecimento sobre o sistema antigo utilizado no escritório, e esta experiência proporcionou maior agilidade no processo.

O administrador comenta que a atuação da Preâmbulo Tech foi além da implementação do novo sistema, promovendo uma discussão ampla e aprofundada sobre os processos realizados pelo escritório. Carlos Fagundes afirmou que o sistema mostrou grande estabilidade durante a migração, não havendo nenhuma perda de dados, comprovando a robustez do CPJ-3C.

Com o novo sistema, as pessoas que trabalhavam no escritório começaram a interagir com mais velocidade e dinamismo, resolvendo tarefas em conjunto em menos tempo de execução. Nos últimos dias de implementação do CPJ-3C, teve início a pandemia de Covid-19, em que muitas empresas se viram obrigadas a trabalhar de forma remota, uma possibilidade que foi viável para o escritório graças ao novo sistema. “O software permite o trabalho remoto e atendeu plenamente essa expectativa. Se não tivéssemos feito a migração, estaríamos perdidos sem saber como trabalhar essa situação. O escritório fluía como se estivesse em trabalho presencial”, recorda.

Depois de implementada a parte operacional, foi feita a implementação das funções financeiras, realizada com o time da Preâmbulo Tech do zero, pois o sistema antigo usado no escritório não agregava na área financeira e, portanto, não foi aproveitado. “Pude colocar todo meu conhecimento técnico e teórico da parte financeira no escritório. Esse foi um dos pilares que me fez acreditar que eu fiz a escolha certa, optando pelo CPJ-3C, pois ele tem as funções financeira e operacional completamente integradas. O que acontece no operacional, é acompanhado com clareza e fluidez na parte financeira”, avalia o administrador.

Avanços

As melhorias começaram a ser percebidas na rotina do escritório Carvalho e Dutra Advogados Associados na otimização do tempo dos profissionais, o que refletiu na produtividade. Carlos Fagundes afirma que com a implementação do software, o escritório alcançou mais de 35% de ganho em produtividade no tempo de análise e execução de um processo. Ele também avaliou que as iniciais (processos que dão entrada na Justiça) passaram a ter dinamismo. Para isso, foram criados dashboards próprios para controle de tempo no trabalho em uma petição. “O CPJ-3C também trouxe maior controle e transparência, pois qualquer trabalho realizado pelo usuário fica registrado no sistema, com data e hora”, conclui.

Depois da experiência com o escritório Carvalho e Dutra Advogados Associados, de São Paulo, Carlos Fagundes está repetindo o trabalho em outro escritório, o Carvalho Fagundes Sociedade de Advogados, de Campinas, que está com o CPJ-3C ativo desde janeiro, trazendo mais agilidade operacional e ganhos de produtividade.

Andreia Andreatta, diretora Comercial e de Marketing da Preâmbulo Tech, avalia a atuação de um administrador nos escritórios de advocacia como um trabalho que agrega valor para o mercado. “A visão do administrador em um diagnóstico de processos internos proporciona um trabalho mais dinâmico para os advogados por meio de tecnologia. São ações que vêm para somar com o nosso papel de criar soluções para facilitar a rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de organizações, que ganham em produtividade e velocidade”, afirma.

Sobre: A Preâmbulo Tech é uma empresa de tecnologia focada no segmento jurídico, com sede em Curitiba, e 33 anos de mercado. Tem como objetivo principal facilitar o dia a dia e criar soluções para o mercado jurídico, desde escritórios de advocacia até departamentos jurídicos de empresas. Entre seus principais produtos está o “CPJ-3C”, uma solução que usa inteligência artificial, workflow para automatizar e simplificar a controladoria, análise financeira integrada ao processual e dashboards para acompanhar os resultados. Já o “CPJ-Cobrança” foi desenvolvido para a advocacia de massa, ativa e passiva, com o intuito de elevar a segurança nos procedimentos, garantindo melhores resultados. A Preâmbulo possui mais de seis mil clientes e 25 mil usuários. Líder no segmento de softwares, foi eleita por três vezes consecutivas como o software mais utilizado do Brasil por escritórios de advocacia pela Intelijur. A empresa é criadora da BrLawyers, uma comunidade para advogados com mindset de evolução, que oferece conteúdo para impulsionar a gestão jurídica, por meio da rede social Telegram.

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