Como fazer um evento de sucesso?

Businesspartners meeting at a cafe

Os eventos são ocasiões sempre muito especiais, seja no âmbito corporativo ou pessoal, já que todos amamos a oportunidade de encontrar quem temos afinidade, conhecer pessoas novas, aprender um pouco e aproveitar deliciosos comes e bebes.

Infelizmente, com a chegada da pandemia do novo coronavírus ainda em 2020, vimos uma situação inédita em todo o mundo: todos reclusos dentro de suas casas sem poder sair até mesmo para ir ao cinema, muito menos para um evento.

Foram momentos delicados e que mexeram com a vida de milhares de pessoas, principalmente aquelas que amavam ter um momento especial ao lado de quem ama e produzir eventos para todos aproveitarem.

Independentemente se fosse um happy hour entre a equipe de manutenção preventiva sistema de incêndio da empresa ou até mesmo o casamento de um familiar, que ama os eventos ficou muito triste durante essa fase.

Mas felizmente hoje estamos em um cenário bem mais promissor e saudável, claro que os devidos cuidados continuam e as vacinas de todos precisam estar em dia para o seu próprio bem e daqueles que amamos.

Sendo assim, os eventos retornaram às rotinas da maioria das pessoas e começaram a ser organizados aos poucos, alguns deles como:

  • Lançamento de produtos ou serviços;
  • Happy hour;
  • Palestras e workshops;
  • Casamentos;
  • Festas de aniversários.

O caso é que, independentemente de qual seja o tipo do seu evento ou seu objetivo, todos desejam ter um evento de sucesso, não é mesmo? Onde as empresas possam faturar bastante e as pessoas possam aproveitar muito.

Afinal de contas, para que uma rede de empresas de jateamento com gelo seco venda os seus produtos de maneira certa, contar com a realização de um evento físico pode fazer toda a diferença nesse processo.

Assim como um evento pessoal, tal como um casamento, pode unir ainda mais a família e ser o cenário da construção de memórias muito especiais que ficarão para sempre nas lembranças de todos os presentes.

Entretanto, por mais lindo que um evento possa parecer, organizá-lo está longe de ser algo simples e fácil, é preciso muita organização, paciência e apoio para que tudo saia como o esperado e ele seja um grande sucesso.

Por isso, neste texto você irá conferir as dicas e o passo a passo essencial para construir um evento de sucesso, independentemente se for um evento corporativo ou pessoal, essas dicas farão toda a diferença no seu processo de planejamento.

Passo a passo para um evento de sucesso

Para fazer um evento de sucesso é preciso muito mais do que cuidar apenas da decoração e da comida, existe um mundo de coisas que precisam ser muito bem alinhadas antes disso para garantir que o evento seja maravilhoso para todos.

Independentemente se você irá precisar de um aluguel de gerador industrial para a festa ou até mesmo um DJ profissional, selecionamos as dicas essenciais e que precisam ser aplicadas antes de qualquer coisa para que o evento seja um sucesso. Confira!

Faça uma lista de tudo o que será necessário

O primeiro passo para um evento de sucesso não é falar com ninguém e nem convidar pessoas, mas listar tudo o que será necessário para que esse evento aconteça da melhor maneira possível.

Então, locação de espaço, comida, convidados, música, decoração, bebidas, lembranças, luzes e profissionais para ajudar no dia do evento são alguns dos pontos que não podem ficar de fora da sua lista.

Essa primeira lista não precisa ser tão detalhada, você pode começar por áreas mais abrangentes e depois ir destrinchando elas e entendendo o quanto cada parte necessária irá exigir tanto de tempo quanto de esforço e dinheiro.

Fragmente as áreas da lista que criou

Agora que você já tem a lista com tudo o que precisa para o evento, desde o orçamento para fiscalização de obras até mesmo a parte das comidas, chegou o momento de fragmentar isso e entender tudo o que cada parte irá exigir de você.

Por exemplo, esse é o momento de selecionar a ocasião do lugar e analisar em qual tipo de espaço o evento precisa ou deseja ser realizado, assim como os estilos de músicas, se é melhor ter uma banda ao vivo ou um DJ, por exemplo.

Esse passo é aquele onde você vai a fundo em cada área importante para a realização do evento, pois isso te ajudará a fazer uma pesquisa mais objetiva e rápida, pois já sabe exatamente o que quer ou o que precisa.

Determine valores máximos para o evento e necessidades

Sabemos bem que eventos são ocasiões que sempre gastam um bom dinheiro, seja para uma empresa ou para a família, por isso é necessário ter um bom preparo e organização financeira para não acabar tendo prejuízos no fim de tudo.

Sendo assim, estipule valores máximos a serem gastos no evento como um todo e também nas partes necessárias, como as que você fragmentou na lista no passo anterior, isso te ajudará a saber até quanto poderá pagar por cada coisa.

Por exemplo, se o orçamento para fazer todo o evento é de R$ 10 mil, separe R$ 3 mil para a comida e procure por opções como pacote de macarrão talharim e molhos de acompanhamento que podem cair bem com essa opção de prato.

Cuide e procure por bons fornecedores

Os fornecedores são aqueles que farão tudo acontecer, ou seja, as empresas que irão ser contratadas para oferecer o local, a comida, a decoração e tudo o que envolve um grande e ótimo evento, por isso é importante contar com os da melhor qualidade.

Para isso, não poupe tempo e nem esforço em fazer uma pesquisa bem minuciosa, não caia no erro de contratar o primeiro que apareceu por preguiça de encontrar outros ou por achar que aquele é o perfeito.

Converse com outras pessoas que já organizaram eventos do tipo, faça reuniões com esses fornecedores, conheça o que eles oferecem e até mesmo busque por opiniões de outros clientes na internet, isso irá te ajudar a ter por perto apenas os melhores para te auxiliar.

Use a tecnologia a seu favor

Hoje vivemos em uma geração onde tudo é digital e quem fica por fora acaba perdendo e muito, não é à toa que nos dias atuais conseguimos fazer um plano básico de gerenciamento de risco de fauna com um especialista 100% pela internet.

Por isso, use a tecnologia a seu favor para trazer mais segurança, proteção e otimização para o seu evento. Você pode, por exemplo, deixar um QR code em cada mesa para que os convidados o acessem e vejam o cardápio do evento.

Assim como envia um QR para cada convidado apresentar na entrada do evento com o objetivo de evitar os famosos penetras na festa, ações simples como essas e muitas outras podem deixar o evento ainda mais organizado e otimizado para todos.

Monte e siga um cronograma para o evento

Um cronograma é essencial para que você saiba o que fazer em cada momento do evento e evitar que imprevistos aconteçam ou que os convidados se sintam entediados e queiram ir embora.

Por exemplo, o evento corporativo de uma empresa especializada em licenciamento ambiental pode contar com palestras, dinâmicas, shows, apresentações e até mesmo o momento de abertura da pista de dança.

Ações como essas, ao serem organizadas dentro de um cronograma que respeite o horário de começo e término do evento, evita que os convidados queiram ir embora e traz ainda mais produtividade e diversão para a ocasião.

Escolha uma data e horário com sabedoria

Por fim, mas não menos importante, é necessário escolher a data e o horário do evento com sabedoria, respeitando a rotina dos organizadores e também a dos convidados para que todos consigam aproveitar ao máximo a ocasião.

Sendo assim, os melhores dias para se realizar eventos, tanto corporativos quanto pessoais, são os fins de semana, ou seja, sexta, sábado e domingo, mas os horários variam bastante.

Para eventos corporativos e pessoais na sexta-feira, o melhor seria a partir das 18h, já aos sábados, você pode apostar tanto nos eventos matinais, quanto aos fim da tarde ou à noite, já no domingo, o melhor seria os eventos durante a manhã ou começo da tarde.

E é claro que, se for um evento voltado para o lançamento de um novo produto ou serviço, como a análise de ar ambiente de uma empresa especialista em licença ambiental, você pode apostar em dias e horários comerciais para atrair outros profissionais.

Com essas dicas você conseguirá fazer um evento incrível e que seja benéfico para todos, entregando resultado para uma empresa no caso de um evento corporativo e momentos divertidos quando se trata de um evento pessoal.

Dessa maneira você consegue produzir com muito profissionalismo, calma, tranquilidade e amor um evento de sucesso e que traga ótimos resultados para você e, além de tudo, uma experiência única para todos que estarão lá.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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